TRACES i rejestr EUDR – 7 błędów, które kosztują firmy tygodnie opóźnień

System TRACES NT wygląda z zewnątrz jak zwykły formularz do wypełnienia – konto, rejestracja firmy, oświadczenie. W praktyce to jeden z tych procesów administracyjnych, w których pozornie drobna decyzja podjęta na pierwszym ekranie potrafi zablokować możliwość złożenia oświadczenia DDS na wiele tygodni, tuż przed terminem, w którym trzeba wprowadzić towar na rynek.

Pracujemy z firmami, które próbowały przejść przez rejestrację samodzielnie, zanim się do nas zgłosiły – i wzorce błędów powtarzają się na tyle regularnie, że warto je opisać, zanim popełni je kolejna firma. Zakładamy tu podstawową znajomość rozporządzenia – jeśli potrzebujesz najpierw uporządkować czym właściwie jest EUDR i kiedy zaczyna obowiązywać zacznij od tego. Poniżej siedem najczęstszych pułapek, na które trafiają importerzy i przetwórcy przy pierwszym kontakcie z systemem TRACES i procedurą DDS.

1. Zła rola operatora wybrana na starcie rejestracji

TRACES rozróżnia operatorów w zależności od miejsca w łańcuchu dostaw – firmę wprowadzającą towar na rynek UE po raz pierwszy (tzw. upstream) i firmę działającą na dalszym etapie (downstream). Po nowelizacji rozporządzenia z grudnia 2025 r. to rozróżnienie ma bezpośrednie znaczenie prawne: tylko pierwszy podmiot wprowadzający produkt na rynek musi składać pełne oświadczenie DDS, pozostali mogą powoływać się na numer referencyjny dostawcy.

Problem w tym, że wiele firm nie wie na starcie, w którą kategorię się wpisuje – zwłaszcza gdy część produkcji importują same, a część kupują od dystrybutora z UE. Błędny wybór roli na etapie rejestracji podmiotu oznacza w praktyce konieczność korygowania zgłoszenia u organu zatwierdzającego, co potrafi wydłużyć cały proces o kilka tygodni.

2. Konto założone na ogólny adres firmowy zamiast osoby fizycznej

Konto EU Login, na którym opiera się dostęp do TRACES, musi być powiązane z konkretną osobą – nie z adresem typu biuro@firma.pl czy compliance@firma.pl. Oświadczenia składane w systemie mają moc prawną i są przypisane do osoby, która je podpisuje. Firmy, które zakładają konto „zbiorcze”, później napotykają problemy z rozliczeniem odpowiedzialności za oświadczenie oraz z przekazaniem dostępu, gdy osoba odpowiedzialna zmienia stanowisko lub odchodzi z firmy.

3. Geolokalizacja adresu firmy zamiast konkretnej działki produkcyjnej

To najczęściej powtarzający się błąd merytoryczny w pierwszych oświadczeniach DDS. System wymaga współrzędnych GPS (dla działek do 4 ha) lub poligonu (dla działek powyżej 4 ha) konkretnej działki, na której wyprodukowano lub pozyskano surowiec – nie adresu siedziby dostawcy, magazynu czy portu przeładunkowego. Firmy, które nie ustaliły tego wymogu z dostawcą wystarczająco wcześnie, odkrywają problem dopiero na etapie wypełniania oświadczenia – gdy czasu na uzupełnienie danych zostaje najmniej. Szczególnie dotkliwie odczuwają to branże z rozdrobnionymi, wieloetapowymi łańcuchami dostaw, np. importerzy kakao, kawy i oleju palmowego, gdzie surowiec trafia do UE przez wielu drobnych pośredników.

4. Traktowanie certyfikatu jako gotowego substytutu dokumentacji

Certyfikaty takie jak FSC, PEFC czy RSPO realnie ułatwiają ocenę ryzyka wymaganą przez EUDR, ale nie zastępują samego oświadczenia DDS ani obowiązku podania geolokalizacji działki. Firmy, które zakładają, że posiadany certyfikat „załatwia” rejestrację w TRACES, trafiają na ścianę dopiero przy próbie złożenia oświadczenia – i muszą uzupełniać dokumentację pod presją czasu, zamiast zrobić to spokojnie z wyprzedzeniem.

5. Rozjazd danych między DDS a dokumentami handlowymi

System i organy kontrolne oczekują pełnej spójności między oświadczeniem DDS a fakturą, dokumentami transportowymi i deklaracją celną – ten sam kod CN, ta sama ilość, ten sam kraj pochodzenia. W praktyce rozjazdy pojawiają się często tam, gdzie dane do DDS zbiera jedna osoba (np. dział compliance), a dokumenty handlowe przygotowuje inna (dział logistyki czy handlowy) – bez wspólnego procesu weryfikacji przed wysyłką.

6. Rejestracja rozpoczęta na ostatni tydzień przed terminem

Zatwierdzenie podmiotu w TRACES przez właściwy organ krajowy (w Polsce m.in. IJHARS, Inspekcja Weterynaryjna czy Inspekcja Ochrony Środowiska, w zależności od surowca) nie jest natychmiastowe. Firmy, które zakładają, że cały proces – od konta EU Login po zatwierdzoną rejestrację podmiotu – zajmie „popołudnie”, regularnie trafiają na sytuację, w której termin wejścia przepisów w życie mija, zanim rejestracja zostanie formalnie zatwierdzona, a bez niej nie da się złożyć żadnego oświadczenia DDS. To jeden z powodów, dla których firmy działające z wyprzedzeniem zyskują realną przewagę nad tymi, które czekają na ostatnią chwilę.

7. Brak procedury na wypadek zmiany danych u dostawcy

Rejestracja i pierwsze oświadczenie to nie koniec procesu, tylko jego początek. Działka produkcyjna dostawcy może się zmienić z sezonu na sezon, dostawca może dodać nowe źródło surowca albo zmienić pośrednika. Firmy, które potraktowały wdrożenie TRACES jako jednorazowy projekt „zrobiony i zapomniany”, odkrywają przy kolejnej dostawie, że dane są nieaktualne – a wtedy błąd wychodzi na jaw dopiero na etapie odprawy celnej, czyli w najgorszym możliwym momencie.

Dlaczego te błędy tak rzadko widać z zewnątrz

Żaden z powyższych błędów nie wynika z braku staranności – wynika z tego, że dokumentacja EUDR łączy kompetencje z kilku różnych obszarów naraz: znajomość samego rozporządzenia i jego niedawnych nowelizacji, obsługę systemu informatycznego Komisji Europejskiej, pracę z danymi geoprzestrzennymi oraz koordynację między działem compliance, handlowym i dostawcami. W firmach, które robią to po raz pierwszy, te obszary rzadko są zebrane w jednej osobie czy jednym zespole – i właśnie na styku między nimi pojawia się najwięcej pomyłek.

Najczęstsze pytania

Czy błędnie wybraną rolę operatora w TRACES można zmienić po rejestracji?
Zwykle tak, ale wymaga to kontaktu z organem zatwierdzającym rejestrację i ponownej weryfikacji – w praktyce oznacza to dodatkowy czas oczekiwania, którego przy zbliżającym się terminie firmy chcą uniknąć.

Czy warto zaczynać rejestrację w TRACES samodzielnie, czy od razu z doradcą?
Zależy od skali łańcucha dostaw i liczby dostawców, z którymi trzeba skoordynować dane geolokalizacyjne. Im bardziej rozdrobniony łańcuch dostaw, tym większe ryzyko błędów opisanych powyżej – i tym większa korzyść z tego, żeby proces od początku prowadziła osoba, która widziała już te pułapki w innych firmach.

Co się dzieje, jeśli błąd w oświadczeniu DDS wyjdzie dopiero podczas kontroli?
Konsekwencje mogą obejmować m.in. czasowy zakaz wprowadzania produktu na rynek, konieczność korekty oświadczenia pod presją czasu oraz – w zależności od charakteru naruszenia – sankcje finansowe nakładane przez właściwy organ krajowy.

Rejestracja w TRACES to tylko jeden z elementów przygotowania do EUDR. Pomagamy firmom przejść cały proces – więcej informacji znajdziesz na stronie dotyczącej wdrożenia EUDR.