787 974 136
Firmy, które mają wdrożone jednocześnie system zarządzania jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem pracy, coraz częściej pytają o jedno: czy aktualizacja ISO 9001 do wersji 2026 wymusi rozjazd między normami, które dotąd funkcjonowały w organizacji jako jeden, spójny system. Odpowiedź jest uspokajająca – nowa wersja normy nie odchodzi od Struktury Wysokiego Poziomu (High Level Structure), która od lat jest fundamentem integracji ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001. Warto jednak wiedzieć, gdzie mogą pojawić się drobne rozbieżności wymagające uwagi, a gdzie aktualizacja normy stwarza wręcz okazję, by cały zintegrowany system uporządkować i uprościć.
Wspólna struktura – ta sama numeracja rozdziałów, te same podstawowe terminy i definicje, zbliżone podejście do kontekstu organizacji, przywództwa, planowania czy oceny skuteczności – od lat pozwala firmom prowadzić jeden zintegrowany system zarządzania (ZSZ) zamiast trzech oddzielnych, dublujących się dokumentacyjnie systemów. Oznacza to jeden przegląd zarządzania obejmujący jakość, środowisko i BHP, jedną procedurę auditów wewnętrznych i wspólny rejestr ryzyk i szans, w którym poszczególne ryzyka są jedynie oznaczone jako dotyczące konkretnego obszaru.
Praktyczną konsekwencją tej wspólnej architektury jest też jedna, spójna terminologia używana w całej organizacji. Zamiast osobnego słownika pojęć dla jakości, osobnego dla środowiska i osobnego dla BHP, pracownicy uczą się jednego zestawu definicji – kontekstu organizacji, stron zainteresowanych, ryzyka, celu czy kompetencji – co znacząco skraca czas wdrażania nowych osób w system i ułatwia prowadzenie wspólnych szkoleń.
Aktualizacja normy nie narusza wspólnej struktury, ale wprowadza nieco bardziej szczegółowe wymagania dotyczące dokumentowania powiązań między ryzykiem a decyzjami organizacyjnymi oraz większy nacisk na odporność procesów i łańcucha dostaw. W praktyce oznacza to, że w zintegrowanym systemie warto rozszerzyć wspólny rejestr ryzyk o kolumnę pokazującą, jakie konkretne działanie w obszarze jakości wynikło z danego ryzyka – analogicznie do tego, jak od dawna dokumentuje się to w ISO 14001 w odniesieniu do aspektów środowiskowych czy w ISO 45001 w odniesieniu do zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa.
Drugim punktem stycznym jest podejście do kompetencji i świadomości personelu – ISO 9001:2026 kładzie większy nacisk na udokumentowanie, że pracownicy rozumieją wpływ swojej pracy na jakość, co dobrze komponuje się z analogicznymi wymaganiami dotyczącymi świadomości środowiskowej i BHP. W zintegrowanym systemie można to ująć jako jeden, wspólny program szkoleń i ocen kompetencji, zamiast prowadzić trzy oddzielne rejestry.
W wielu organizacjach rejestr ryzyk funkcjonuje dotąd jako trzy niezależne od siebie arkusze – osobny dla jakości, osobny dla aspektów środowiskowych i osobny dla zagrożeń BHP – które przy okazji przeglądu zarządzania trzeba było ręcznie ze sobą zestawiać. Zintegrowane podejście, wzmocnione przez nowe wymagania ISO 9001:2026 dotyczące śledzenia powiązań między ryzykiem a decyzją, pozwala prowadzić jeden rejestr z dodatkową kolumną wskazującą obszar (jakość, środowisko, BHP) oraz kolumną z konkretnym działaniem, jakie dane ryzyko wywołało.
Taka konstrukcja ma dwie praktyczne zalety. Po pierwsze, ułatwia dostrzeżenie ryzyk, które dotyczą jednocześnie kilku obszarów – na przykład awaria linii produkcyjnej może być jednocześnie ryzykiem jakościowym, środowiskowym (wyciek, odpad) i BHP (zagrożenie dla pracowników), a prowadzenie jednego rejestru pozwala zobaczyć to powiązanie od razu, zamiast dopiero przy porównywaniu trzech osobnych dokumentów. Po drugie, skraca czas przeglądu zarządzania – zamiast trzech odrębnych punktów porządku obrad wystarczy jeden, wspólny przegląd ryzyk i szans, z podziałem na obszary tam, gdzie jest to potrzebne.
Jednostki certyfikujące od lat oferują audyty łączone dla firm posiadających certyfikaty w ramach kilku norm jednocześnie. Aktualizacja ISO 9001 nie wpływa na samą możliwość prowadzenia takiego audytu, ale w pierwszym cyklu po wdrożeniu nowej wersji normy warto spodziewać się, że auditor poświęci nieco więcej czasu na sprawdzenie obszaru jakości niż środowiska i BHP – to naturalna konsekwencja tego, że to właśnie ta część systemu przechodzi aktualnie zmiany. Termin audytu łączonego warto zsynchronizować z harmonogramem i oknem czasowym okresu przejściowego z ISO 9001:2015 na ISO 9001:2026.
Integracja trzech norm w jeden system nie zawsze jest właściwym kierunkiem dla każdej organizacji, i warto to jasno powiedzieć, zanim podejmie się taką decyzję pod presją samej aktualizacji ISO 9001. W firmach, w których poszczególne systemy są nadzorowane przez zupełnie różne zespoły (dział jakości, dział HSE, dział zgodności środowiskowej) i mają niewielki punkt styku w codziennej pracy, wymuszona integracja może przynieść więcej zamieszania niż korzyści – zwłaszcza jeśli poszczególne zespoły dopiero uczą się współpracy nad wspólną dokumentacją.
Podobnie w organizacjach na wczesnym etapie wdrażania któregoś z systemów – na przykład firma dopiero certyfikuje ISO 45001, mając od lat dojrzały system jakości – lepszym rozwiązaniem bywa domknięcie nowego systemu w jego własnej strukturze, a integrację zaplanować dopiero, gdy oba systemy okrzepną operacyjnie. Aktualizacja ISO 9001:2026 nie wymaga integracji z pozostałymi normami – jest to decyzja biznesowa, a nie wymóg formalny, i warto ją podejmować świadomie, a nie automatycznie.
Organizacje, które decydują się na integrację przy okazji aktualizacji ISO 9001, zwykle najlepiej wychodzą na podejściu etapowym, a nie próbie połączenia wszystkiego naraz. Dobrym punktem wyjścia jest mapowanie – zestawienie obok siebie wymagań poszczególnych rozdziałów wszystkich trzech norm i wskazanie, które fragmenty dokumentacji już dziś się pokrywają, a które są prowadzone niezależnie mimo realnego podobieństwa treści.
Kolejnym krokiem jest ujednolicenie tych obszarów, które przynoszą największą redukcję pracy administracyjnej przy najmniejszym ryzyku – najczęściej są to: przegląd zarządzania, procedura auditów wewnętrznych, zarządzanie dokumentacją i zapisami oraz szkolenia. Dopiero w dalszej kolejności warto łączyć bardziej złożone obszary, takie jak wspólny rejestr ryzyk czy jednolite wskaźniki skuteczności systemu, ponieważ tu różnice między normami są największe i wymagają więcej czasu na dopracowanie metodyki.
Na końcu tego procesu warto przeprowadzić audyt wewnętrzny obejmujący już cały zintegrowany system, a nie trzy osobne audyty prowadzone jeden po drugim – to najlepszy sprawdzian tego, czy integracja rzeczywiście upraszcza funkcjonowanie systemu, czy tylko przenosi dotychczasową złożoność do jednego, większego dokumentu.
Największym ryzykiem przy integracji nie jest niezgodność między normami, lecz niespójność wewnętrzna dokumentacji, która powstaje, gdy część zapisów aktualizuje się pod kątem nowej wersji ISO 9001, a część – dotycząca środowiska i BHP – pozostaje bez zmian. Warto potraktować aktualizację normy jako okazję do przeglądu całego zintegrowanego systemu, a nie tylko fragmentu dotyczącego jakości, nawet jeśli formalnie zmianie ulega wyłącznie jedna z trzech norm.
Dobrą praktyką jest też wyznaczenie jednej osoby lub zespołu odpowiedzialnego za spójność całej zintegrowanej dokumentacji – nawet jeśli za poszczególne normy formalnie odpowiadają różni pełnomocnicy. Taka rola „strażnika spójności” pozwala uniknąć sytuacji, w której te same procedury funkcjonują w dwóch nieco różniących się od siebie wersjach, co jest jednym z częstszych powodów niezgodności wykrywanych podczas audytów zintegrowanych systemów zarządzania.
Aktualizacja dokumentacji to dobry moment, aby uporządkować cały System Zarządzania Jakością ISO 9001 i dostosować go do bieżących potrzeb organizacji. Pomagamy również integrować go z ISO 14001 i ISO 45001, dzięki czemu firma korzysta z jednego, spójnego systemu oraz wspólnego harmonogramu audytów.
DJB DORADZTWO
Marcin Chorąży
