Jak uzyskać certyfikat ISO 9001?

Norma ISO 9001 to powszechnie akceptowany na całym świecie standard zarządzania jakością. Stanowi ona zespół ogólnych zasad, które pozwalają danej organizacji działać efektywniej, bezpieczniej, co przekłada się na jej rentowność. Wdrożenie ISO 9001 ma także duże znaczenie wizerunkowe. Firma, która ma certyfikat ISO 9001 jest bardziej wiarygodnym partnerem niż przedsiębiorstwo,  które go nie uzyskało. W wielu sytuacjach posiadanie udokumentowanego systemu zarządzania zgodnego z ISO 9001:2015 jest koniecznością. Taka „legitymacja” może być np. warunkiem przystąpienia do przetargu. Dlatego każda nowoczesna firma, która chce zyskać dobrą reputację i silną pozycję na międzynarodowym rynku, powinna ubiegać się o certyfikat ISO 9001.

Co to jest certyfikat ISO 9001?

Certyfikat ISO 9001 to wydany przez akredytowaną (przez Polskie Centrum Akredytacji) jednostkę certyfikującą dokument potwierdzający zgodność działającego w organizacji systemu zarządzania jakością z określonym przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną standardem ISO 9001 (aktualnie obowiązujące wydanie normy to ISO 9001:2015). Certyfikat ISO 9001 można uzyskać po pomyślnym przejściu audytu tzw. trzeciej strony, czyli przeprowadzonego przez audytorów wyznaczonych przez jednostkę certyfikującą. Dokument ważny jest przez trzy lata. Po tym czasie (a konkretnie – przed jego upływem) należy go odnowić, co wiąże się z wykonaniem audytu wznawiającego.

O certyfikację ISO 9001 można ubiegać się przy każdym rodzaju działalności, niezależnie od wielkości firmy czy jej formy prawnej. Międzynarodowy standard zarządzania jakością dotyczy bowiem kwestii tak uniwersalnych, jak uporządkowanie metod działania organizacji czy sposoby zarządzania możliwym ryzykiem. Wytyczne, jakim należy się podporządkować, by uzyskać certyfikat ISO 9001:2015, są na tyle ogólne, że w każdym przypadku można odnieść je do własnej działalności i zrobić z nich praktyczny użytek. Certyfikacja ISO 9001 oznacza m.in. efektywniejsze wykorzystanie potencjału firmy, lepszą kontrolę nad zachodzącymi w niej procesami, poprawę komunikacji wewnętrznej, a co za tym idzie – lepsze wyniki finansowe.

Jak przebiega wdrożenie ISO 9001?

Certyfikacja ISO 9001 jest jedynie zwieńczeniem znacznie ważniejszego procesu, jakim jest wdrożenie ISO 9001:2015. Proces ten można podzielić na kilka etapów:

• wstępny audyt wewnętrzny (czyli przegląd funkcjonującego już w firmie systemu zarządzania jakością) pozwalający określić zakres działań, jakie należy podjąć w ramach wdrożenia ISO 9001,
• wstępne szkolenie pracowników i kadry zarządzającej, mające na celu zapoznanie jej z zakresem wymagań normy ISO 9001 i uzgodnienia zadań, jakich mają się podjąć poszczególne zespoły,
• analiza działania organizacji i jego korekta względem wytycznych ISO 9001, w ramach której wyróżnić można m.in. takie kroki, jak:
  
  
  • identyfikacja i analiza poszczególnych procesów (dotyczących jakości) zachodzących w organizacji, a także zależności, które pomiędzy nimi istnieją; uzgodnienie sposobów uregulowania istniejących procesów i wdrożenia nowych,
  • analiza struktury organizacyjnej firmy (czyli takich kwestii, jak np. zakresy obowiązków pracowników) i wprowadzenie modyfikacji niezbędnych dla efektywniejszego funkcjonowania systemu zarządzania jakością,
  • analiza strategii działania firmy – zarówno w odniesieniu do jej klientów czy kontrahentów, jak i do pracowników – oraz wprowadzenie zmian służących skutecznemu wdrożeniu ISO 9001,
  • zdefiniowanie kontekstu organizacji (czynników zewnętrznych i wewnętrznych, które mają wpływ na jej funkcjonowanie, a konkretnie – na działanie systemu zarządzania jakością),
  • oszacowanie ryzyka i możliwości organizacji związanych z kontekstem jej działania, a także opracowanie strategii postępowania w odniesieniu do zdefiniowanego ryzyka i szans,
• opracowanie i wdrożenie dokumentacji (czyli procedur, instrukcji, formularzy) służącej nadzorowaniu procesów zachodzących w organizacji,
• szkolenie pracowników i kadry zarządzającej w zakresie regulacji wprowadzonych w związku z wdrożeniem ISO 9001,
• audyt wewnętrzny, służący weryfikacji wdrożenia ISO 9001:2015 oraz działania korygujące (o ile są potrzebne).

Wdrożenie ISO 9001:2015 to zatem wieloetapowa procedura, której przeprowadzenie wymaga dobrej znajomości i zrozumienia wytycznych normy ISO 9001, a także odniesienia ich do specyfiki działania firmy i wprowadzenia szeregu zmian służących jego usprawnieniu. Czy do certyfikacji ISO 9001 można przygotować się samodzielnie?

Gwarancja certyfikacji ISO 9001

Nie istnieje wymóg powierzenia wdrożenia ISO 9001 firmie zewnętrznej – można wyznaczyć w zespole osobę, która będzie pełniła rolę Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Należy wówczas przyznać jej szeroki zakres uprawnień – w praktyce stanie się ona zastępcą właściciela czy prezesa danej organizacji. Osoba taka musi posiadać rozległą wiedzę i doświadczenie w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem. Nie może też zabraknąć jej odwagi i kreatywności do wprowadzenia szeregu – niekiedy rewolucyjnych – zmian.

Wskazane jest, by Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przeszedł gruntowne szkolenie z zakresu wdrożenia ISO 9001:2015, ponieważ jakiekolwiek niedopatrzenia w tym obszarze mogą skutkować niepomyślnym wynikiem audytu certyfikującego. Wprawdzie niezgodności wykazane przez jednostkę certyfikującą można usunąć i podjąć kolejną próbę certyfikacji ISO 9001, niemniej za każdy audyt trzeba uiścić opłatę.

Jak widać, choć wdrożenie ISO 9001 formalnie można przeprowadzić w oparciu o wewnętrzne zasoby organizacji, taka decyzja ma pewne minusy. Wiąże się z koniecznością znalezienia wysoko wykwalifikowanego, zaufanego pracownika, ryzykiem powierzenia mu rozległych kompetencji oraz inwestycją w jego szkolenie. Działania te nie dają przy tym gwarancji certyfikacji ISO 9001. Wdrożenie lepiej więc zlecić firmie zewnętrznej, która:

• dysponuje kadrą złożoną z zawodowych konsultantów, z uprawnieniami audytora wiodącego,
• posiada rozległe doświadczenie w zakresie wdrażania norm standardów jakości (nie tylko ISO 9011)
• daje gwarancję na swoje usługi.

Korzyścią ze współpracy z firmą zewnętrzną jest także to, że działanie systemu zarządzania jakością ISO 9001 w organizacji jest stale monitorowane i podlega obiektywnym audytom, co ułatwia wychwycenie ewentualnych niezgodności.