Zarządzanie ryzykiem w organizacji – jakie korzyści wiążą się z wdrożeniem normy ISO 31000?

Rozwój globalnego rynku już od dziesięcioleci wymusza tworzenie standardów, które pozwoliłyby na ujednolicenie działania współpracujących ze sobą przedsiębiorstw. Początkowo organizacje normalizacyjne koncentrowały się głównie na właściwościach wprowadzanych do obrotu towarów. Od pewnego czasu jednak na znaczeniu zyskują kwestie dotyczące samych procesów, które prowadzą do powstania określonych przedmiotów czy realizowania usług. 

Czynnik ryzyka w funkcjonowaniu współczesnych przedsiębiorstw

W działalności wszelkiego typu firm i instytucji coraz istotniejszą rolę odgrywa szeroko pojęte bezpieczeństwo – pracowników, klientów, wyrobów, danych, know-how czy materialnych zasobów. Nowoczesne technologie przyczyniły się do dynamicznego rozwoju w każdym obszarze przedsiębiorczości, jednocześnie stając się źródłem poważnych zagrożeń. Praktycznie nie ma działalności pozbawionej ryzyka, które potęguje fakt, że żyjemy w bardzo niepewnych czasach. 

Kryzys klimatyczny czy pandemia koronawirusa to tylko jedne z wielu zjawisk, które współcześnie dotykają całej cywilizacji. To, jak przedsiębiorstwo poradzi sobie w dzisiejszym świecie z nieuchronnym czynnikiem niepewności, może stać się jednym z najważniejszych fundamentów jego sukcesu. Dlatego, chcąc uzyskać silną pozycję na rynku i wiarygodność w oczach interesariuszy, nie można w swoich strategiach działania pomijać kwestii bezpieczeństwa. 

Międzynarodowe standardy skutecznego zarządzania ryzykiem

Z myślą o firmach zorientowanych na rozwój – zdecydowanych wprowadzać na rynek najwyżej jakości produkty czy usługi, troszcząc się przy tym o dobro pracowników, partnerów i kontrahentów – powstają standardy skutecznego zarządzania ryzykiem. Proponują one schematy działania oparte o wiedzę ekspertów i doświadczenia najlepiej prosperujących przedsiębiorstw. Dlaczego takie standardy są potrzebne?

Na globalnym rynku ujednolicenie metodyki działania w obliczu sytuacji kryzysowych (lub ich możliwości) wiąże się z takimi samymi korzyściami, jak wdrożenie norm dotyczących walorów produktów. Ułatwia porozumienie i współpracę pomiędzy różnymi podmiotami, buduje ich wzajemne zaufanie. Warto więc korzystać z systemów zarządzania ryzykiem uznawanych na całym świecie. 

Jednym z najpopularniejszych systemów zarządzania ryzykiem jest norma ISO 31000 opracowana w 2009 roku przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną. Jej najnowsza, opublikowana w 2018 roku wersja stanowi podstawę działalności tysięcy firm na wszystkich kontynentach.

Kto i w jakich sytuacjach może korzystać ze standardu ISO 31000?

Zarządzanie ryzykiem to działania, które służyć mają jego przewidywaniu, zapobieganiu mu, a także minimalizowaniu skutków niepożądanych zdarzeń, jeśli już nastąpią. Standard ISO 31000 ma na celu usystematyzowanie takich działań – oparcie ich o uporządkowany proces, zintegrowany z ogólnym ładem organizacyjnym w danym przedsiębiorstwie, a także jego celami, wartościami, kulturą.

Norma ISO 31000 opracowana została w taki sposób, by stanowiła wsparcie dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od sektora jego działania, jego wielkości, formy prawnej czy struktury organizacyjnej. Zalecenia ujęte w tym systemie zarządzania ryzykiem są także na tyle ogólne, że mają zastosowanie w rozmaitych aspektach funkcjonowania danej firmy. 

Zgodnie ze standardem ISO 31000 zarządzać można procesami dotyczącymi np.:

• produkcji określonego wyrobu i bezpieczeństwa jego późniejszego użytkowania,
• wykonywania codziennych obowiązków na stanowisku pracy,
• przetwarzania danych osobowych klientów,
• współpracy z firmami zewnętrznymi, 
• ciągłości umów z kontrahentami.

Najważniejsze cele zarządzania ryzykiem w organizacji

Systemowe zarządzanie ryzykiem służy dwóm zasadniczym celom:

• prewencji, czyli zbudowaniu wysokiej odporności przedsiębiorstwa na możliwe zagrożenia,
• skutecznemu rozwiązywaniu problemów i minimalizowaniu strat w kryzysowych sytuacjach.

Dzięki wdrożeniu zaleceń normy ISO 31000 organizacja jest dobrze przygotowana na ewentualne zagrożenia, ponieważ:

• potrafi zidentyfikować ryzyko związane ze swoją działalnością, 
• wie, w jakich okolicznościach może ono wystąpić,
• zna potencjalne konsekwencje negatywnych zdarzeń,
• w miarę możliwości, zapobiega wystąpieniu czynników ryzyka w swoich przedsięwzięciach.

Jeśli pomimo zastosowanych środków ostrożności, dojdzie do sytuacji kryzysowej, można nią – zgodnie z wytycznymi ISO 31000 – efektywnie zarządzić. Organizacja ponosi minimalne straty, ponieważ:

• posiada sprawny system zarządzania (nie tylko w obszarach związanych z ryzykiem),
• potrafi dobrze wykorzystać swoje zasoby, niezależnie od zmiennych okoliczności działania,
• ma kompetentny personel, przeszkolony do działania w kryzysowych warunkach,
• zawczasu opracowany został schemat postępowania w takich sytuacjach.

Zasady skutecznego zarządzania ryzykiem według ISO 31000

Międzynarodowy standard ISO 31000 ma stanowić punkt wyjścia do stworzenia systemu zarządzenia ryzykiem dostosowanego do specyficznych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Podstawą jego skuteczności jest jednak przestrzeganie uniwersalnych zasad, które zostały wyrażone w normie. Oto przykładowe idee, jakimi warto się kierować:

1. Zarządzanie ryzykiem ma nie tylko chronić wartości, ale też służyć ich budowaniu i poprawie efektywności działania przedsiębiorstwa.
2. System zarządzania ryzykiem powinien stać się integralną częścią wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.
3. Ryzyko należy uwzględniać przy podejmowaniu każdej decyzji czy ustalaniu kierunków działań.
4. Zarządzanie ryzykiem przyniesie dobre rezultaty tylko wówczas, gdy będzie działaniem usystematyzowanym.
5. W procesie zarządzania ryzykiem należy opierać się na rzetelnych źródłach informacji, najlepszej wiedzy i doświadczeniu.
6. System zarządzania ryzykiem musi być dopasowany do specyfiki danego przedsiębiorstwa.
7. Przy zarządzaniu ryzykiem należy uwzględniać tzw. czynnik ludzki – stanowiący dodatkowy element niepewności, ale jednocześnie wnoszący możliwości, które warto wykorzystać.
8. Zarządzanie ryzykiem powinno być procesem przejrzystym dla zaangażowanych w nie osób i uwzględniającym ich opinie.
9. System zarządzania ryzykiem musi być dynamiczny i stale reagować na zmiany.

Na czy polega systematyczne zarządzanie ryzykiem w firmie?

Zgodnie z przedstawionymi w normie ISO 31000 zasadami zarządzania ryzykiem, uporządkowane, skoordynowane działania nie oznaczają w tym przypadku przestrzegania sztywnych reguł ustalonych na wypadek zaistnienia określonych sytuacji. Wprost przeciwnie – zaleca się iteracyjne budowanie elastycznego systemu, opartego o nieustannie doskonaloną, ramową strukturę, dostosowaną do specyfiki przedsiębiorstwa. 

Struktura ramowa odnosi się do formalnych elementów procesu zarządzania ryzykiem. W myśl zaleceń ISO 31000 powinna ona obejmować takie elementy, jak:

• upoważnienie i przygotowanie odpowiednich osób do działań związanych z zarządzaniem ryzykiem,
• ustalenie kontekstu (zewnętrznego i wewnętrznego), w jakim organizacja stara się osiągać swoje cele, a tym samym kontekstu, w jakim dokonywać się będzie proces zarządzania ryzykiem,
• komunikacja z interesariuszami (zewnętrznymi i wewnętrznymi), uwzględnianie ich opinii i interesów na wszystkich etapach zarządzania ryzykiem,
• zdefiniowanie kryteriów ryzyka, służące np. ocenie jego istotności,
• identyfikacja potencjalnych czynników ryzyka, ich analiza i ewaluacja,
• opracowanie możliwych strategii postępowania w obliczu ryzyka, z uwzględnieniem różnego stopnia ich skuteczności,
• w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej – określanie konkretnych działań i wyznaczanie osób odpowiedzialnych za ich wdrożenie,
• monitorowanie i dokumentowanie procesów zarządzania ryzykiem.

Norma ISO 31000 – mimo wysokiego poziomu ogólności, który pozwala na jej wszechstronne zastosowanie – opisuje wymienione etapy procesu zarządzania ryzykiem w szczegółowy sposób. Dzięki temu jej wdrożenie może stać się podstawą skutecznego minimalizowania zagrożeń, które przekłada się na efektywność działania organizacji we wszystkich obszarach.

Korzyści z zarządzania ryzykiem w oparciu o normę ISO 31000

Jak widać, wdrożenie systemu skutecznego zarządzania ryzykiem nie służy wyłącznie zabezpieczeniu płynności funkcjonowania przedsiębiorstwa – stanowi podstawę nowoczesnej strategii jego rozwoju. W oparciu o standard ISO 31000 można doskonalić ład organizacyjny, zwiększać efektywność swojej działalności, a także budować pozytywny wizerunek swojej marki.

Zwiększenie odporności przedsiębiorstwa na specyficzne problemy wiąże się z podnoszeniem kwalifikacji wszystkich członków zespołu, wzrostem ich poczucia odpowiedzialności za powierzane im obowiązki, a zarazem wyższym komfortem, higieną i bezpieczeństwem ich pracy. Systematyczne zarządzanie ryzykiem przekłada się na lepszą organizację wszystkich procesów zachodzących w firmie, w tym – udoskonalenie środków kontroli czy metod raportowania. 

Wdrożenie zaleceń ISO 31000 ma wymierny wpływ na efektywność przedsiębiorstwa w zakresie jego merytorycznych działań. Podejmowanie dobrze przemyślanych decyzji, świadome minimalizowanie ryzyka, dostrzeganie szans czy odpowiedzialne wykorzystywanie własnych zasobów to bowiem czynniki, które zwiększają prawdopodobieństwo osiągnięcia założonych celów.

W dzisiejszych czasach organizacja, która może wykazać posiadanie systemu zarządzania ryzykiem, a przede wszystkim – jest zdolna skutecznie minimalizować jego wpływ na swoje działania, cieszy się szczególnym zaufaniem interesariuszy (konsumentów, partnerów, pracowników, organów nadzoru itd.). Tym samym zyskuje konkurencyjną pozycję na rynku, a niejednokrotnie także przepustkę w drodze do zamierzonych celów. Udokumentowany system zarządzania ryzykiem bywa koniecznym warunkiem przystąpienia do przetargu czy uzyskania korzystnego ubezpieczenia.

Ze względu na wyżej wymienione korzyści nowoczesne przedsiębiorstwa często decydują się na wypracowanie rozmaitych standardów, które podnoszą jakość ich produktów lub usług, usprawniają organizację i odgrywają ważną rolę wizerunkową. Zaletą ISO 31000 jest to, że opisaną w niej metodykę można z powodzeniem wykorzystać we wdrożeniach innych norm, np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 czy ISO 17025.

W jaki sposób wdrożyć ISO 31000 w swojej organizacji?

Wiele norm Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej przedstawia wymagania, których spełnienie potwierdzić może akredytowana do tego jednostka, poprzez wystawienie odpowiedniego certyfikatu. Standard ISO 31000 zawiera wytyczne do wewnętrznych i zewnętrznych audytów, ale nie stanowi podstawy do certyfikacji. Przy wdrażaniu tego systemu zarządzania ryzykiem warto jednak skorzystać ze wsparcia profesjonalnego doradztwa w tym zakresie. Specjalista może pomóc w ogólnej ocenie zgodności zachodzących w przedsiębiorstwie procesów z wymogami ISO 31000, wskazać ich mocne i słabe punkty, pomóc w sformułowaniu planu rozwoju, wstępnej identyfikacji czynników ryzyka, a także odpowiednio przeszkolić pracowników.