Certyfikat ISO 9001 – czym jest i jakie korzyści zapewnia?

Norma ISO 9001 to uniwersalny, a przez to najpopularniejszy na świecie standard zarządzania jakością. Jego pierwsze wydanie (stworzone na podstawie brytyjskiego systemu opracowanego w latach 70. ubiegłego wieku) zostało opublikowane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną już w 1987 roku. Od tamtej pory wytyczne ISO 9001 są nieustannie doskonalone. Norma stała się podstawą dla serii standardów jakości. Pozwalają one zapewnić sprawność i spójność funkcjonowania organizacji z całego świata, co przekłada się na wysoką jakość ich usług i satysfakcję klientów. Bez względu na to, czym zajmuje się Twoja firma, certyfikat ISO 9001 może znacząco przyczynić się do jej szybszego rozwoju.

Czego dotyczy norma ISO 9001?

ISO 9001 zawiera wytyczne tak ogólne, że wdrożyć je można praktycznie w każdego typu organizacji – korporacjach, małych przedsiębiorstwach, instytucjach publicznych, jednostkach administracji czy organizacjach pozarządowych. Ujęte w normie standardy jakości mają zastosowanie w każdej branży (tak produkcyjnej, jak i usługowej), niezależnie od wielkości  przedsiębiorstwa czy jego formy prawnej.   

Uniwersalne wytyczne normy ISO 9001 dotyczą takich zagadnień, jak:

• uporządkowanie i doskonalenie metod działania danej organizacji,
• kontrola nad procesami zachodzącymi w organizacji (m.in. nadzór nad dokumentacją),
• optymalne zarządzanie zasobami (ludzkimi, materialnymi),
• analiza możliwego ryzyka i sposoby eliminowania zagrożeń.

W praktyce systemy zarządzania jakością powstające w oparciu o ISO 9001 różnią się między sobą. Każdy podmiot musi zinterpretować wytyczne normy w odniesieniu do specyfiki swojej organizacji i zachodzących w niej procesów.

Czym jest certyfikat ISO 9001?

Międzynarodowa norma ISO 9001 należy do standardów, z którymi zgodność potwierdzana jest poprzez certyfikację. W Polsce certyfikat ISO 9001 może wydać jednostka:

• posiadająca akredytację,
• niezależna od badanej organizacji.

Podstawą do uzyskania certyfikatu jest audyt zewnętrzny potwierdzający zgodność procesów zachodzących w organizacji z wytycznymi normy. Jednostka certyfikująca przeprowadza go po zakończeniu procesu wdrażania systemu zarządzania jakością. Certyfikat ISO 9001 ważny jest przez 3 lata. Po tym czasie należy go odnowić.

Certyfikat ISO 9001 jest dokumentem honorowanym na całym świecie. Dla potencjalnych klientów czy kontrahentów firmy to gwarancja, że w dana organizacja działa zgodnie z najwyższymi standardami jakości.

Jak certyfikat ISO 9001 może pomóc Twojej firmie?

W związku z faktem, że wytyczne normy ISO 9001 sformułowane są na wysokim poziomie ogólności, wdrażając je, organizacje zakładają różne cele i odnoszą odmienne korzyści. W każdym przypadku jednak certyfikacja ISO 9001 przekłada się na wzrost efektywności firmy, wyższą jakość jej produktów lub usług, a co za tym idzie – większą satysfakcję klientów.

Już samo wdrożenie normy (niezależnie od tego, czy Twoja firma będzie ubiegać się o certyfikat ISO 9001) oznacza wiele korzyści wewnętrznych:

• zastosowanie sprawdzonych metod monitorowania zachodzących w firmie procesów,
• zoptymalizowanie tych procesów,
• usprawnienie komunikacji wewnętrznej,
• jasne określenie zakresów uprawnień i odpowiedzialności pracowników,
• lepsze wykorzystanie ich potencjału,
• zbudowanie silnej motywacji pracowników i dobrej atmosfery pracy.

Poprawa jakości funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa oznacza dla niego lepsze wyniki finansowe. Na przykład, stabilność procesów prowadzi do powtarzalności ich efektów, co oznacza, że Twoja firma będzie w stanie utrzymać stałą jakość produktów czy świadczonych usług, co ma niebagatelny wpływ na zadowolenie klientów. Sprawnie działająca firma z wdrożonymi procedurami zarządzania ryzykiem oznacza też minimalizację strat związanych z działalnością, np. kosztów związanych z wadliwymi produktami lub usługami.

Jeszcze więcej zyskasz na certyfikacji ISO 9001. Potwierdzenie zgodności obowiązujących w Twojej firmie procedur z uznawanymi na całym świecie standardami podniesie jej wiarygodność w oczach klientów, kontrahentów, a także wszelkich instytucji uprawnionych do nadzoru nad Twoją działalnością, np. Powiatowej Inspekcji Sanitarnej albo Państwowej Inspekcji Pracy. Certyfikat ISO 9001 będzie dowodem, że działasz zgodnie z przepisami prawa i oferujesz produkty/usługi bardzo wysokiej jakości. Tym samym wzrośnie Twoja przewaga na konkurencyjnym rynku i otworzą się nowe możliwości, np. udziału w przetargach, uzyskania dotacji, współpracy z zagranicznymi partnerami.

Audyt ISO 9001 – czy trzeba się go obawiać?

Firmy obawiają się niekiedy, że certyfikat ISO 9001 ograniczy ich swobodę działania. Czasem można spotkać się z opinią, że nadzór audytora niezależnej jednostki certyfikacyjnej oznaczał będzie np. niedopuszczenie do sprzedaży wyrobów niespełniających wymogów określonych normą. To błędne wyobrażenie o roli audytu ISO 9001, jaki rzeczywiście odbywa się regularnie w certyfikowanych organizacjach. Zadaniem audytora nie jest nadzorowanie przedsiębiorstwa, lecz wspieranie go w dążeniu do osiągnięcia standardów wyznaczonych normą.

Zarówno certyfikacyjny audyt ISO 9001, jak i późniejsze audyty kontrolne, służą jedynie znalezieniu luk w systemie zarządzania jakością i usunięciu ewentualnych niezgodności z normą. Jest to zatem działanie na rzecz sprawniejszego funkcjonowania firmy. Nie niesie ono z sobą żadnych negatywnych konsekwencji. Jedynym skutkiem, jakiego można się obawiać, jest nieprzyznanie/utrata certyfikatu ISO 9001, jeśli firma nie podejmie wymaganych (korzystnych dla niej) działań naprawczych.

Organizacja, która ubiega się o certyfikat ISO 9001, od początku może liczyć na profesjonalne wsparcie, niekoniecznie zresztą ze strony jednostki certyfikacyjnej, od której decyzji zależy uzyskanie upragnionego dokumentu. Wdrożenie ISO 9001 i audyt wewnętrzny potwierdzający zgodność systemu zarządzania jakością z wytycznymi normy można powierzyć takiej firmie, jak DJB Doradztwo. Oprócz wsparcia audytora oferujemy szkolenia na temat wymagań normy ISO 9001, które znacząco ułatwiają przygotowanie do audytu zewnętrznego (jednostki certyfikującej).