Dla kogo?

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) dotyczy wszystkich podmiotów, które gromadzą i wykorzystują dane osobowe w związku z działalnością gospodarczą lub statutową, prowadzoną na terenie Unii Europejskiej. Do wdrożenia stosownych regulacji zobowiązane jest każde przedsiębiorstwo, niezależnie od jego branży, wielkości czy formy prawnej – międzynarodowe koncerny przemysłowe, jednoosobowe firmy usługowe, instytucje publiczne, organizacje non-profit, itd. Rozporządzenia przestrzegać muszą zarówno przedsiębiorcy, jak i podmioty, które przetwarzają dane osobowe na ich zlecenie, np. biura rachunkowe, firmy transportowe.

Wdrożenie regulacji RODO musi zostać przeprowadzone w sytuacji gdy:

• przedsiębiorstwo przetwarza dane osób fizycznych, np. klientów, pacjentów, pracowników, kandydatów do pracy, ale też kontrahentów, którzy są osobami fizycznymi (np. prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą),
• osoby fizyczne, których dane są przetwarzane, przebywają na terenie UE (ich narodowość nie ma znaczenia),
• przedsiębiorca prowadzi działalność na terenie UE, niezależnie od lokalizacji głównej siedziby firmy i miejsca, w którym przetwarzane są dane osobowe klientów,
• przedsiębiorstwo przetwarza dane osób fizycznych spoza UE, ale na terenie UE ma główną siedzibę.

Informacje o normie

RODO to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem i przepływem danych osobowych. Do jego przestrzegania zobowiązane jest każde państwo członkowskie. W Polsce bazujące na RODO przepisy dotyczące ochrony danych osobowych reguluje ustawa z dnia 10 maja 2018 roku opublikowana w Dz.U. 2018 poz. 1000.

RODO zawiera ogólne wytyczne dotyczące należytej ochrony danych osobowych – zachowania ich poufności, integralności i dostępności dla osób do tego powołanych – ale nie wskazuje konkretnych zabezpieczeń. Środki wdrażane w poszczególnych przedsiębiorstwach powinny zostać dobrane w oparciu o indywidualną analizę ryzyka. W praktyce systemy bezpieczeństwa danych w organizacjach – często o bardzo podobnym profilu – mogą znacznie się od siebie różnić. W każdym przypadku jednak muszą zostać zrealizowane zasadnicze cele RODO:

• efektywna ochrona danych osobowych osób fizycznych w zmieniających się warunkach (technologicznych, organizacyjnych, itp.),
• zapewnienie swobodnego przepływu danych osobowych w obszarze UE dzięki zagwarantowaniu jednolitego prawa,
• wyposażenie osób fizycznych (a także organów nadzorujących) w narzędzia pozwalające na skuteczną reakcję na naruszenie RODO.

RODO nakłada na przedsiębiorców obowiązek:

• opracowania adekwatnych środków służących ochronie danych osobowych,
• dokumentowania  przetwarzania danych osobowych,
• monitorowania naruszeń i informowania w ciągu 72 godzin od wystąpienia takiego incydentu organów nadzorujących, a także osób, których dotyczy naruszenie (czyli ryzyko, że ich dane trafią w niepowołane ręce),
• powołania Inspektora Ochrony Danych (dotyczy organizacji, w których przetwarzanie danych stanowi podstawę działalności).

Na mocy RODO osoby fizyczne zyskały: 

• nieograniczony dostęp do informacji, jakimi danymi na ich temat dysponuje przedsiębiorca i w jakim zakresie je przetwarza,
• możliwość wprowadzania korekt do swoich danych, ich przeniesienia lub nawet całkowitego usunięcia.

Korzyści z wdrożenia

Wdrożenie regulacji RODO jest obowiązkiem każdego podmiotu, który przetwarza dane osobowe osób fizycznych. Nieprzestrzeganie określonych ustawą przepisów może skutkować karą finansową w wysokości do 4% rocznego dochodu przedsiębiorstwa, a także poważnymi stratami wizerunkowymi. Dlatego warto skorzystać ze wsparcia specjalistów, by opracować zgodny z RODO system ochrony danych osobowych dla swojej organizacji.

W ramach profesjonalnego wdrożenia RODO przedsiębiorca zyskuje m.in.:

• rejestr czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych, 
• procedury analizy ryzyka i zarządzania nim w przypadku jego wystąpienia,
• stały nadzór nad swoim systemem ochrony danych osobowych,
• możliwość ciągłego doskonalenia systemu ochrony danych osobowych,
• adekwatne do swojej działalności wzory umów z osobami fizycznymi dotyczących zgody na przetwarzanie danych osobowych.