ISO 45001 i ISO 9001 – jak zintegrować systemy i co na tym zyskać?

Wiele firm posiadających certyfikat ISO 9001 staje w pewnym momencie przed pytaniem o ISO 45001. Czasem to wymaganie klienta, czasem wypadek przy pracy, który uświadomił kierownictwu luki w zarządzaniu BHP, a czasem po prostu strategiczna decyzja o usystematyzowaniu obszaru bezpieczeństwa pracy. W każdym z tych przypadków pojawia się to samo pytanie: czy musimy budować drugi, odrębny system – czy można połączyć oba standardy w jeden zintegrowany system zarządzania?

Dlaczego integracja jest możliwa – i co można połączyć, a co nie

ISO 45001 i ISO 9001 zostały opracowane zgodnie z tą samą strukturą nadrzędną (High Level Structure – HLS) – ujednoliconym szkieletem rozdziałów stosowanym we wszystkich współczesnych normach ISO. Obydwie normy mają identyczną numerację rozdziałów: kontekst organizacji (4), przywództwo (5), planowanie (6), wsparcie (7), działania operacyjne (8), ocena efektów działania (9) i doskonalenie (10). Ta wspólna architektura została zaprojektowana właśnie po to, aby ułatwić integrację – i w praktyce oznacza, że wiele elementów systemu zarządzania może być wspólnych dla obu norm bez tworzenia osobnych dokumentów i procedur.

Co można efektywnie połączyć? Zarządzanie dokumentacją i zapisami, audyty wewnętrzne, zarządzanie niezgodnościami i działaniami korygującymi, przegląd zarządzania, cele i wskaźniki, komunikację wewnętrzną i zewnętrzną oraz nadzór nad dostawcami – wszystkie te elementy mogą funkcjonować jako jeden spójny mechanizm obsługujący oba systemy jednocześnie.

Co pozostaje odrębne? Analiza ryzyka w obu normach ma inny przedmiot: ISO 9001 koncentruje się na ryzyku dla jakości produktu i satysfakcji klienta, ISO 45001 – na ryzyku dla zdrowia i życia pracowników. Ocena ryzyka zawodowego, identyfikacja zagrożeń, hierarchia środków nadzoru i wymagania dotyczące uczestnictwa pracowników są specyficzne dla ISO 45001 i nie mają odpowiednika w ISO 9001. Firma z obydwoma systemami prowadzi jedną księgę zintegrowanego systemu zarządzania i jeden harmonogram audytów – jednocześnie zachowując odrębny rejestr zagrożeń, procedury dotyczące wypadków przy pracy i osobne wskaźniki BHP.

Co firma zyskuje na integracji?

Korzyści z prowadzenia zintegrowanego systemu zarządzania są wymierne i dotyczą kilku obszarów.

Redukcja nakładu pracy. Jeden audyt wewnętrzny obejmujący oba systemy zamiast dwóch osobnych, jeden przegląd zarządzania zamiast dwóch, jedna dokumentacja zamiast dwóch równoległych zestawów procedur – to realne oszczędności czasu i zasobów, szczególnie odczuwalne w małych i średnich firmach, gdzie odpowiedzialność za oba systemy często spoczywa na tej samej osobie.

Spójność i eliminacja sprzeczności. Osobne systemy zarządzane przez różne działy i różne osoby mogą generować sprzeczne wymagania lub procedury, które w praktyce wzajemnie się wykluczają. Zintegrowany system zarządzania eliminuje to ryzyko – decyzje dotyczące jakości i BHP są podejmowane w tym samym procesie i przez to samo kierownictwo.

Synergia celów. Jakość i bezpieczeństwo pracy nie są sprzecznymi celami – choć w wielu organizacjach są zarządzane tak, jakby były. Zintegrowane podejście pozwala dostrzec, że eliminacja niezgodności jakościowych często idzie w parze z redukcją zagrożeń BHP, a poprawa ergonomii stanowisk pracy przekłada się zarówno na mniejszą absencję, jak i na wyższą jakość produkcji.

Jeden audyt zewnętrzny zamiast dwóch. Jednostki certyfikujące oferują zintegrowane audyty certyfikacyjne obejmujące jednocześnie ISO 9001 i ISO 45001 (a w razie potrzeby również ISO 14001). Koszt takiego audytu jest niższy niż suma dwóch osobnych, a czas potrzebny na przygotowanie – krótszy.