ISO 22716 a eksport kosmetyków – co musisz wiedzieć, zanim wejdziesz na rynki zagraniczne?

Masz gotowy produkt, dopracowaną recepturę i ambicje, żeby wyjść poza polski rynek. Pierwsze rozmowy z potencjalnymi partnerami zagranicznymi idą obiecująco – aż do momentu, gdy pada pytanie o certyfikat GMP. Brak dokumentu nie kończy rozmowy od razu, ale wyraźnie ją chłodzi. W branży kosmetycznej eksport i certyfikacja ISO 22716 są ze sobą nierozerwalnie powiązane – i im wcześniej firma to zrozumie, tym mniej czasu i pieniędzy straci na drogi donikąd.

Dlaczego wymagania eksportowe różnią się od tych w Polsce?

Polski rynek funkcjonuje w ramach regulacji unijnych – rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 określa wymagania wobec kosmetyków wprowadzanych do obrotu w UE i wprost odwołuje się do standardu ISO 22716 jako podstawy Dobrej Praktyki Produkcyjnej. W praktyce oznacza to, że firma produkująca i sprzedająca kosmetyki wyłącznie w Polsce może formalnie działać bez certyfikatu – choć coraz trudniej bez niego zdobyć poważnych partnerów handlowych.

Poza Unią Europejską sytuacja jest inna. Wiele krajów ma własne systemy regulacji importu kosmetyków i własne wymagania wobec zagranicznych producentów. Certyfikat GMP – czy to ISO 22716, czy zgodny z wytycznymi ASEAN GMP lub innymi lokalnymi standardami – bywa tam warunkiem nie negocjacji, ale rejestracji produktu. Bez niego kosmetyk po prostu nie może być legalnie wprowadzony do obrotu.

Konkretne rynki, konkretne wymagania

Kraje Zatoki Perskiej – Arabia Saudyjska, Zjednoczone Emiraty Arabskie, Kuwejt – wymagają od producentów kosmetyków posiadania certyfikatu GMP jako warunku rejestracji produktu w lokalnym systemie SASO lub GSO. Rynek ten jest szczególnie atrakcyjny dla europejskich marek, ale wejście bez dokumentacji GMP oznacza zablokowanie całego procesu rejestracyjnego już na etapie składania wniosku.

W krajach ASEAN – Indonezji, Tajlandii, Malezji, Wietnamie – obowiązuje regionalny standard ASEAN Cosmetic GMP, który jest bezpośrednio zbieżny z ISO 22716. Lokalne agencje regulacyjne wymagają jego spełnienia od zagranicznych dostawców, a weryfikacja odbywa się podczas inspekcji lub na podstawie certyfikatu wydanego przez akredytowaną jednostkę.

Rynek australijski i nowozelandzki z kolei nie wymaga formalnej certyfikacji GMP jako warunku importu, ale tamtejsi dystrybutorzy i sieci detaliczne traktują certyfikat jako standard branżowy i pytają o niego już na etapie wstępnych rozmów handlowych. Brak certyfikatu nie blokuje prawnie – ale praktycznie eliminuje z poważniejszych rozmów.

Co firma powinna przygotować przed pierwszym krokiem eksportowym?

Eksport kosmetyków to nie tylko kwestia certyfikatu – ale certyfikat jest często tym elementem, od którego wszystko zależy. Firmy planujące ekspansję zagraniczną powinny przed pierwszymi rozmowami handlowymi sprawdzić trzy rzeczy.

Po pierwsze – czy ich dokumentacja produkcyjna jest kompletna i aktualna. Zagraniczne organy regulacyjne i partnerzy handlowi będą prosić o szczegółowe dane dotyczące procesu produkcji, wyników kontroli jakości i identyfikowalności partii. Firma bez uporządkowanej dokumentacji nie jest w stanie tych danych sprawnie dostarczyć.

Po drugie – czy certyfikat ISO 22716, który posiadają, jest wydany przez jednostkę akredytowaną i uznawaną na docelowym rynku. Nie wszystkie certyfikaty są sobie równe w oczach zagranicznych regulatorów – warto to sprawdzić zanim certyfikat zostanie odrzucony na etapie rejestracji.

Po trzecie – czy firma rozumie specyfikę regulacyjną docelowego rynku. Wymagania w Arabii Saudyjskiej różnią się od tych w Indonezji, a te z kolei od australijskich. Dobry doradca ds. certyfikacji pomoże nie tylko uzyskać certyfikat, ale też dopasować dokumentację do konkretnego rynku docelowego.

Certyfikat jako inwestycja, nie koszt wejścia

Firmy, które traktują certyfikację ISO 22716 jako jednorazowy koszt do odhaczenia przed eksportem, zazwyczaj wracają po kilku miesiącach z pytaniem, dlaczego certyfikat nie otworzył drzwi, które miał otworzyć. Dzieje się tak dlatego, że certyfikat to dokument potwierdzający działający system – a nie zamiennik systemu.

Firmy, które odwracają tę kolejność – najpierw budują system, potem certyfikują, potem eksportują – mają znacznie krótszą i tańszą drogę do pierwszego kontraktu zagranicznego. Certyfikat pracuje za nie na każdym rynku jednocześnie, bo mówi to samo w każdym języku: produkcja jest kontrolowana, powtarzalna i weryfikowalna przez niezależną stronę trzecią.